波兰公司注销后,法律低要求:财务 / 税务 / 清算文件保存 5 年;员工文件 10 年;实务建议关键档案统一保存 10 年更安全。
会计账簿、财务报表、发票、税务资料(VAT、所得税等)
法律:《会计法》《税法》
期限:5 年
起算:自该纳税年度税款缴纳期限届满后起算;注销后一般从注销完成日起算 5 年
公司注销 / 清算文件
解散决议、公证文件、KRS 备案、清算报告、注销证明等
法律:《商法典》(KPC) Art.84
期限:不少于 5 年
员工人事与薪资文件(ZUS、劳动合同、工资表)
2019-01-01 后入职:10 年(自劳动关系终止日)
2019 年前入职:50 年(可在满足条件后申请缩短至 10 年)
股东决议、章程、授权文件
无单独强制年限,但建议同财务文件保存 5–10 年,应对股东追责、税务 / 工商回溯审查
波兰税务追溯期一般 5 年,但恶意逃税可无限期追溯
公司注销后,股东责任追责期为 5 年(发现未清偿债务 / 欠税,股东可被追偿)
员工社保、薪资纠纷长可追溯 10 年
为一次覆盖税务、股东、员工三类风险,实务统一建议:重要档案保存 10 年
注销时:清算人必须把账簿 / 文件交给股东或指定第三方保管,并书面通知税务局存放地点
存放形式:纸质 + 加密电子备份(云盘 / 本地硬盘),建议双备份
公司注册全套:营业执照、章程、股东名册
解散 / 注销全套:股东会决议、公证件、KRS 受理回执、清算报告、注销证明
财务税务:历年报表、凭证、发票、VAT / 所得税申报记录、完税证明
银行:账户开户 / 销户文件、流水
员工:合同、薪资表、ZUS 缴费记录、离职证明
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