香港公司在内地开代表处，公证文件清单一次说清（附避坑指南）

代表处设立核心公证文件清单

（一） 香港公司主体资格证明

公司注册证书核证副本。

新商业登记证。

公司章程。

公司存续证明（通常要求出具时间在6个月内）。

新周年申报表。

（二） 代表处设立决议

董事会决议：同意在内地设立代表处，明确首席代表人选、地址、业务范围。

决议需由公证人见证董事签署。

（三） 首席代表任命文件

任命书：任命首席代表的文件。

首席代表身份证明：护照或港澳居民来往内地通行证复印件。

（四） 授权委托书

授权代表处经办人或律师办理登记手续的委托书。

（五） 办公场所证明

内地办公场所租赁合同或产权证明（需与公证文件一并提交，但无需公证）。

避坑指南

（一） 坑一：决议内容不明确

问题：决议未写明代表处具体地址、业务范围。

解决：决议应包含完整信息，避免被登记机关退回。

（二） 坑二：董事签署不合规

问题：董事提前签署，未在公证人面前面签。

解决：签署人必须在委托公证人面前亲笔签署 。

（三） 坑三：公司信息不一致

问题：公证时使用的公司文件与注册处新记录不符。

解决：先更新公司注册处资料，再办理公证 。

（四） 坑四：遗漏转递环节

问题：仅办理公证，未送中法服加章转递。

解决：公证后必须送中法服加盖转递章，否则内地不认可 。

（五） 坑五：翻译不合规

问题：自行翻译或用软件翻译，无翻译公司盖章。

解决：由专业翻译公司翻译，加盖翻译章并附资质证明。

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