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苏州市上荣精密五金厂
编号：qp-行-001
版本：a版
发行日期：2008/02/06
文件控制程序
修订：0次
生效日期：2008/02/06
共4页
第 3页
4．6文件的保存、作废与销毁
4．6．1文件的保存
a）与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；
b）各部门文件由本部门资料员保管。行政部每季度对各部门文件保管情况进行检查；
c）对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《受控文件一览表》。每三个月应将清单副本报行政部备案，如内容没有变化，应通知行政部；
d）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4．6．2文件的作废与销毁
a）所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖蓝色“作废文件”印章，确保防止作废文件的非预期使用；
b）由于某种原因需保留的任何已作废的文件，应加盖蓝色“作废保留”印章标识；
c）对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁/保留申请表》，经管理者代表批准后，由行政部授权相关部门销毁。
4．6．3文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅/复制记录表》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人员登记编号。
4．7外来文件的控制
4．7．1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并加盖红色“外来文件”章，管理类文件由管理者代表批准，技术类文件由品管部经理批准并控制分发以确保其有效。
4．7．2工程部负责收集相关国家、行业、的新版本，统一编号、加盖红色“外来文件”印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。
4．7．3各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入部门《受控文件一览表》，并报行政部备案，由行政部统计于《外来文件一览表》。
4．8文件分发号
各部门分发号规定如下：
总经理01管理者代表 02行政部 03
生产部04业务部 05品管部 06
工程部07仓库 08认证机构 09
如文件需按受控方式发往外部，分发号则依次用“10、11……”进行分发，为区分某部门领两份或以上数量的相同文件，在发放时分发号应在尾部加“—01、—02、……”进行，如行政部领两份质量手册，则文件分发号分别按“03-01、03-02”进行。
4．9由行政部定期（每季度一次）组织各部门负责人对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.4条款规定。
4．10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
4．11作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。
苏州市上荣精密五金厂
编号：qp-行-001
版本：a版
发行日期：2008/02/06
文件控制程序
修订：0次
生效日期：2008/02/06
共4页
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5．相关文件
5．1质量记录控制程序
6．质量记录
6.1受控文件一览表 qr-行-001a/0
6.2文件发放范围审批表qr-行-002 a/0
6.3外来文件一览表 qr-行-003 a/0
6.4文件发放/回收登记表/qr-行-004 a/0
6.5文件修改申请/通知单/qr-行-005 a/0
6.6文件借阅/复制记录表/qr-行-006 a/0
6.7文件销毁/保留申请表/qr-行-007 a/0