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隐性需求不可忽视 采购数码复合机注意些什么

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更新时间:
2017-04-20 17:47:11
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5115552

详细介绍

关键词:复印机 , 打印机 , 办公设备 , 办公用品

 1938年美国人卡尔森创造了第一台静电复印机,到如‌‌今数个品牌集成多功能的数码复合机,复合机市场在不到百年的历史中持续颠覆我们对于办公的理解。如今我们很难想象在复印机产生之前,企业想要复印一份资料是多么艰难。虽然复合机、打印机为我们的生活和工作带来了无限便利,但是我们一直把“它”当做工具看待,所以选购时关注机器的功能是否齐全、价格是否合适,却忽视了一个细节:复合机在办公自动化中扮演着越来越重要的角色,合理考量其扩展空间才能发挥最大的作用

另一方面,在互联网+时代,政府部门、机构和企业用户需要深入内部的信息化建设,打通部门之间的壁垒,实现设备、人员信息的全流动,这更需要用户把复合机作为OA系统的组成部分,而不是单独的机器功能,这一切都是需要用户去挖掘企业办公的隐性需求,以及结合企业架构的解决方案。尤其当下移动办公概念火热,企业在采购时需要考量接下来三年企业的办公需求,也不会因为决策失误导致设备冗余。
那么,如何界定用户的隐性需求?除了传统的复印、打印、扫描功能,以及办公规模、人群、输出速度之外,对于办公成本、流程优化、效率问题、色彩需要重点分析,因为复合机是后期成本产品,需要用户后期进行维护管理。如果采购初期只看重机器成本,后面才发现维修、耗材成本才是重点。一言以蔽之,在互联网时代,复合机不能只买不管。那么企业在采购过程中,哪些隐性需求值得关注呢?哪些复合机满足企业持续发展的需求,下面单独分析下。

万元时代 彩色数码复合机 约吗?

在彩机占有率才刚刚过10%中国复合机市场,谈彩机的爆发点真的还差一点,但是对于用户而言,这几年彩机的拥有成本已经开始降到万元级别,对于有彩色打印需求的企业,选择一款入门彩色复合机比彩色打印机更有竞争力,因为入门彩色数码复合机除了速度在20-30pmm段位外,还具备专业印刷和解决方案等扩展功能,对于企业小型文印中心、大型企业的工作组办公能很好地支持。
【推荐机器】柯尼卡美能达C221彩色数码复合机,这是一款以“中国定制”为特色的入门彩色数码复合机,功能四合一,打印复印速度为22页/分钟,支持网络和双面功能,打印复印分辨率600dpi,全彩色A3尺寸输出,首页输出时间少于7.8秒,预热时间最长38秒,输出速度黑白、彩色为22页/分钟,标准纸盒1500张,手动送纸150张,最大可扩展至2500页,可连续输出1-999页,具有相当不错的续航能力。
举例来说,一家互联网企业在对办公设备进行更新换代时,考虑到企业有定量的彩打需求,过去主要是一些彩色打印机、黑白一体机,那么一台入门彩色数码复合机就可能代替多款小机器,如果需要制作彩色宣传手册,还能直接通过彩数码复合机的装订功能实现,色、黑白一次打印装订成形,极大地提高了制作效率,过去的话就需要跑文印店有一个印刷成本。不过用户需要的考虑,虽然彩机成本下降,但是彩色打印与黑白1分钱的打印成本还是有差距的,所以需要搭配刷卡认证等解决方案,做到后期合理管控。 

高大上的解决方案 怎么选择才适合自己

对于准备购买复合机的办公用户,解决方案并不会陌生。解决方案是复合机功能的延伸、没有脱离产品的解决方案,解决方案是复合机智能化的体现。在如今的互联网时代,解决方案成为了管理设备的最佳助手。尤其金融、政府等行业用户,购买复合机的数量、规模都是非常大,日常如何管理、使用好这些设备存在很大的问题,不能单独以设备的眼光看待,就需要一定量的解决方案来支持。这不仅涉及到成本问题,更多是关系到企业的工作流程的优化和管理,而最新移动打印解决方案更是趋于颠覆传统的办公模式,其背后产生的影响可想而知。
目前复合机厂商针对文档管理、安全管理、成本管理、流程管理过程中产生的问题提出了一系列解决方案,只是用户在选购过程中,并不能选择合适机器,更不懂搭配合适的解决方案,对于绝大多数中小型用户而言,未来解决方案是标准化的一个应用,就像我们手机上下载APP一样,需要就付费安装,这是一个人人懂得、人人希望使用的解决方案,也是复合机智能化的形态之一。同时,作为普通用户,过去不能发挥所有复合机功能,通过软件和设备有效结合,不仅能优化了企业的工作流程,而且能发挥复合机的尽可能多的功能,做到事办功倍,而企业通过解决方案,也能轻松多设备和员工进行管理。比如业务经理正在打印一个商业计划书,如果使用刷卡认证解决方案后,其内容的泄露风险可以降低到最小。

大印量输出 租赁抄表服务是否更合适

对于行业用户而言,批量采购复合机需要关注的投资回报率(ROI)和总拥有成本(TCO),因为复合机实实在在是后期成本产品,而目前机器利润已经见底,无论是厂商还是经销商都是赚取耗材和维护成本,那么行业用户在采购时,关键就是能不能充分考虑到后期成本这个问题。
有人说,后期成本高主要是原装耗材贵,大不了我使用兼容耗材就好,价格可能还不到原装的四分之一,根本不用担心成本问题。或许一台机器可以,但是面对企业部门数十台不同品牌的复合机,不说耗材挑选麻烦。长期使用兼容耗材,机器的可靠性和稳定性无法保证,其在执行一些高速、大批量的打印任务时,因为耗材造成的卡纸、质量问题,维修能及时到位吗?
对于企业而言,规模和印量到一定量以后,就需要考虑外包服务,目前提供有全包、租赁、抄表等服务,这三者各有优缺点,大型办公设备的租赁使用,在国外已经不是什么新鲜事情。但是在国内,对于绝大多数经销商而言,做租赁服务没有天生的优质土壤,需求前期大量的资金投入,一旦无法把握用户后期成本,无法为用户提供耗材的话,带来的潜在亏损是不可预知的。但是抄表已经成为一个非常成熟的概念,按章收取耗材费用,赚取服务费是经销商未来可探寻的方式。
不过不容质疑的现实就是能实实在在解决方案企业IT部门,让维护和管理变得简单,让专业的人做专业的事情。如今我们看到复合机正在往彩色、智能和移动化发展,在这个过程中我们需要从功能化往流程化转变,将关注集中到企业能效和业务上带来的作用。
 

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