学会分析属于你的时间

     进入第二季度以来，企业规划、年度目标、指标任务都明确了，计划、方案、措施也制定出了，所以现在的职业经理人都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化身。但由于职业经理人的多维角色，他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。你是如何处理职责和事务的？你对时间是如何控制的？有没有方法提高时间的利用率，有尽可能多的时间去陪陪家人？下面就来分析一下职业经理人忙乱的几个主要原因： 

    1、无计划或计划不周。由于职业经理人经常碰到突发情况，所以，很多职业经理人觉得计划对于他们没有作用。总认为计划不如变化快，所以干脆不定计划。计划是时间管理的前提，没有计划，也就谈不上有效的时间管理。 

    2、工作无主次。工作总有主要与次要的差别，作为职业经理人，由于他的很多工作会影响到其他人，因而在工作中，必须分清楚哪些事情是必须做的，哪些事情可以慢一点处理，哪些事情不必亲力亲为。对于必须做的事情，不但要优先处理，还要规定一个时限。不要让不重要的事情影响到整个部门、团队的工作。有很多人按照先后顺序来安排工作，这种方法的本身就没有主次之分，弊病是在次要工作上浪费很多时间，因为时间是有限的，必然用在重要工作上的时间就要相对减少。这是职业经理要避免的。 

    3、不对下属授权。职业经理人的主要角色是管理者，管理就要向下属进行有效的授权，通过下属去实现目标。不向下属授权，很多工作都得由自己去完成。总认为这个工作下属做不了，那个工作下属做不了，所有的工作都由自己做，而下属无事可做。这种情况实际上是你在替下属工作，而作为职业经理人需要做的很多工作反而没有时间去完成，原因就在于把时间用错了地方，用在根本不需要亲自去做的事情上。自己忙得不可开交，结果不但家人报怨，上司和下属也不觉得你好。上司认为你的工作效率低，员工认为你不认可他的工作能力。总之，不向下授权往往会吃力不讨好。

    4、沟通不善。企业70%的问题是沟通障碍引起的。关于沟通障碍引起的时间浪费主要体现在两个方面：一是时间用于处理沟通不善带来的恶果。比如某员工对公司有一些看法，正确的做法是他向你或有关部门提出意见，但这位员工却私下议论，或者透露给客户，一传十，十传百，员工的个人看法在众多员工和客户中传开，给公司形象带来消极影响。作为上司，必须花时间去处理由此带来的负面效应。如果员工能够与你进行有效沟通，就不需要花费时间去处理私下议论带来的负面影响了。二是无效沟通。花了很多时间，却没有达成有效沟通，也就是用于沟通的时间没有效率。很多职业经理人也认为花了大量的时间与下属进行沟通。问题不是有没有沟通，而是沟通的效果如何。沟通只是第一步，目的是为了获得高效的沟通。沟通没有了效果，我们称之为“沟而不通”。 

    5、不良习惯。有的人把大量时间浪费在不良习惯上。例如，喜欢上网和电话聊天；在桌面上堆放一大堆材料，用的时候就得花时间去找；有些人属心血来潮型的，想到哪里做到哪里；有些人对办公环境特别敏感，必须在一定的环境中才能静心工作；有些人在某些时段的工作效率不高。对于不良习惯，可能自己没有意识到，但实际上浪费了很多时间。如果是普通员工，不良习惯只会影响一个人。但作为职业经理，要和下属进行交流，不良习惯就会影响到很多人，甚至影响部门的工作。 

     【事例】我们长河矿业的人力资源部覃经理工作勤奋、为人热情，但总感到自己没有做应该做的事情，每天忙乱却忙的不是地方。让我们来分析一下覃经理的一天的工作活动情况：

    9: 30总经理找覃经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。

   10:00正准备工作，又有分公司电话询问新员工薪资的问题，解释了20分钟。

   10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人询问、请示工作，一直到11:00。

   11:00处理文件报告等，到12:00还有一部分没有过目。

   吃过午饭，看了一会报纸，上网聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙在网上查找有关资料。

   14:00与矿山矿长约好讨论招聘2名地质工程师的事宜，由于是子公司招聘主管的职责，但她不放心又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由覃经理自己确定，这项工作又占去两个小时。

   16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司近的传闻。

   16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到18:00。已没有时间写报告，只好把未写的报告和需处理的文件带回家，看来覃经理晚上又加班了。

   第二天上班后，总经理把她叫到办公室，并帮她分析了一下“时间为什么不够用？”结果找到十个问题：

   1、电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。

   2、会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。

   3、上司不定期召见使时间具有很大的随意性。

   4、喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。

   5、对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。

   6、事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。

   7、工作没有目标和程序，就没有主动性。

   8、没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。

   9、不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。

   10、乐做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。