办公室行政管理制度

办公室行政管理制度 为完善公司的行政管理制度，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。 一、行政办公纪律管理规定 1. 本公司职员按公司规定时间上下班打卡，不允许迟到早退。 2. 上班需坚守工作岗位，不允许串岗。 3. 上班时间不允许看报纸、上网聊天、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。 4. 办公桌上应保持整洁，并注意办公室的安静。 5. 不要因私事长期占用电话。注意礼节，长话短说，简洁扼要，避免耗时又占线。 6. 请假须经各部门负责人书面批准，到办公室备案。 7. 因故临时外出，必须登记职工外出(离厂)登记表。本部门全体外出，必须给公司办公室打招呼。 8. 不得将公司烟缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用。 9. 无工作需要不要进入董事长办公室、经理办公室、财务部、试验室、档案室、会议室以及展览室。 二、公司印章管理规定 1. 管理： 1.1 经总经理授权由公司行政部负责公司行政公章以及合同专用章的印章管理工作，监督行政公章以及合同专用 章的保管和使用；由公司财务部负责财务专用章的印章管理工作，监督财务专用章的保管和使用。 1.2 公司设立印章管理登记制度，使用以及领取、归还印章时应予以登记和审批。 1.3 公司各部门一律不得自行刻制公章。 2. 保管、使用、移交及停用： 2.1 公司行政公章以及合同专用章由行政部保管，财务专用章由财务部保管。 2.2 保管人员要树立高度的责任心，保证印章保管和使用的安全。除总经理同意外，不得擅自转交他人代管。 2.3 保管人员应对文件内容和《印章使用审批单》上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。 2.4 印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图 样等信息。 2.5 使用印章，一律实行登记制度，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。 2.6 未经同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。 2.7 印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应在填写《印章使用审批单》时载明事项，经总经理 审核同意后，由两人以上共同前往，方可携带使用。 2.8 印章移交须办理手续，签署移交手续证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。 2.9 印章停用要提出处理办法，并报经领导批准，及时将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、 存档、销毁的登记档案。 3. 审批： 3.1 公司行政公章、合同专用章使用审批手续 3.1.1 公司各部门因公务需加盖公司行政公章、合同专用章的，由经办人填写《印章使用审批单》；公司员工因 私事需出具证明而使用公司行政公章的，由需使用的员工在公司行政部填写《印章使用审批单》。 3.1.2 经部门经理或部门负责人签字，总经理审批；公司员工因私事需出具证明而使用公司行政公章的，根据所 证明的事项涉及的部门由相关部门经理或者负责人签字，总经理审批。 3.1.3 行政部盖章，并将盖章的文件原件存档保管，在确实无法留存原件时以复印件存档。 3.1.4 已盖章的文件若不能使用，必须交回行政部销毁。 3.2 财务专用章使用审批手续 3.2.1 财务部使用的常规性、一般性的表格、函件，如规范性的各类报表等，由财务部负责人审批后盖章。 3.2.2 公司其他各部门若需加盖财务财务专用章，由经办人填写《印章使用审批单》。 3.2.3 经部门经理或负责人签字，总经理审批。 3.2.4 财务部盖章，并将盖章文件的原件交行政部存档保管，在确实无法留存原件时以复印件存档。财务部使 用的常规性、一般性的表格、函件，如规范性的各类报表等除外。 3.2.5 已盖章的文件若不能使用，必须交回财务部销毁。 三、公司档案管理 1. 资料的收集与整理 1.1 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。 1.2 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合 与支持。 1.3 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。 1.4 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。 1.5 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。 2. 资料的分类与归档 2.1 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。 2.2 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。 3. 档案的借阅 3.1 总经理、副总经理借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。 3.2 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主 任核批。 3.3 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理审批，具体按委托书的内容执行。 3.4 档案借阅者必须*护档案，保持整洁，严禁涂改。 3.5 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 4. 档案的销毁 4.1 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 4.2 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。 4.3 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。 4.4 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表保存。